Du hast Lust, Teil eines jungen, motivierten Teams in einem gemeinnützigen Unternehmen zu werden? Du behältst im Büro den Überblick und bist gerne die zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden? Dann möchten wir Dich gerne kennenlernen!
Das HeiGIT sucht zur Unterstützung des schnellwachsenden Teams im administrativen Bereich baldmöglichst eine*n Office Manager*in für Team Support und Administration (m/w/d), bis zu 100%.
Deine Aufgaben liegen in enger Kooperation mit der bestehenden Administration in der abteilungsübergreifenden Unterstützung des Teams der HeiGIT gGmbH. Dabei stehen die folgenden Themen und Aufgaben im Fokus:
- zentrale Ansprechperson für das Team
- allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten, u.a. Verwaltung zentraler Dokumente, Nachhalten von Terminen und Fristen
- Unterstützung in der Personalverwaltung, z.B. bei Verträgen für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden
- Organisation von Veranstaltungen
- Betreuung der Telefonzentrale, Post sowie Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung
- sowie viele weitere administrativen Aufgaben
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation oder
- mind. 2 Jahre Erfahrung im administrativen oder Sekretariatsbereich, idealerweise bei einer Wissenschaftseinrichtung
- Erfahrung mit MS Office (insbesondere Outlook, Word und Excel)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Sprache und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
Wir bieten:
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- eine attraktive Position in einem interdisziplinären Team für einen gemeinnützigen Zweck
- Zeitlicher Umfang flexibel, bis zu 100% Anstellung
- flexible Arbeitszeit; 30 Urlaubstage
- Weiterentwicklung in Verwaltung und Organisation
- Betriebliche Altersversorgung und überdurchschnittlich hohe Sozialleistungen, die Du flexibel und je nach Lebenssituation individuell gestalten kannst (z.B. Zusatzversicherungen, Job-Ticket, Jobrad)
Die Stelle ist unbefristet ausgeschrieben und zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.
Bitte sende Deine aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, Zeugnissen, Referenzen usw., bevorzugt per Mail inkl. frühestmöglichem Eintrittstermin an Maria Martin, jobs@heigit.org. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Wir stehen für Chancengleichheit. Bei uns sind alle Menschen unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Religion oder Behinderung gleichermaßen willkommen.
Bitte beachte unsere Datenschutzhinweise für Bewerber*innen.